為了加強(qiáng)對(duì)檔案的管理，有效地保護(hù)和利用檔案，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》和《安徽省檔案管理辦法》等文件精神，以及市教委《關(guān)于加強(qiáng)市屬學(xué)校檔案管理工作的實(shí)施意見》，結(jié)合我校實(shí)際情況，特制定本制度。
一、檔案管理體制
（一）學(xué)校成立檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，明確一位校長(zhǎng)分管領(lǐng)導(dǎo)檔案工作，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)、解決檔案工作中存在的問(wèn)題。
（二）學(xué)校設(shè)立綜合檔案室，隸屬校辦公室領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一管理學(xué)校各部門形成的各種門類和載體的檔案，并負(fù)責(zé)指導(dǎo)其他各部門檔案的建立和管理工作。
（三）根據(jù)檔案工作實(shí)際需要，綜合檔案室配備專職檔案人員負(fù)責(zé)檔案的接收、管理，提供利用等工作，各部門設(shè)兼職檔案人員，負(fù)責(zé)部門文件材料的形成、積累、整理，并按規(guī)定向綜合檔案室移交。
二、檔案分類的收集、整理
（一）分類
學(xué)校檔案按文書、教學(xué)（含學(xué)籍和教師業(yè)務(wù)檔案）、會(huì)計(jì)、基建分類，聲像檔案獨(dú)立編目組卷。
（二）收集、整理
1、文書檔案按保管期限、年度、問(wèn)題分類，以文件的六個(gè)特征組卷，由文書處理部門統(tǒng)一組卷歸檔。
2、會(huì)計(jì)檔案，按會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿、會(huì)計(jì)報(bào)表和其會(huì)計(jì)文件材料分別排列，由會(huì)計(jì)部門整理歸檔。
3、學(xué)籍檔案，按教學(xué)年度、屆分類，按年級(jí)、班級(jí)組卷。
4、教師業(yè)務(wù)檔案，按教研組，以人為單位分類、整理，由教務(wù)處負(fù)責(zé)收集、整理歸檔。
5、基建檔案，按基建項(xiàng)目組卷，由負(fù)責(zé)基建的部門或人員收集、整理，工程竣工后移效綜合檔案室。
6、聲像檔案，按載體性質(zhì)、形狀分類排列，由電教室人員整理、歸檔。
7、學(xué)校各部門每學(xué)期工作計(jì)劃、總結(jié)及制定的各種規(guī)章制度、各類會(huì)計(jì)記錄等年終移交綜合檔案室。
三、檔案的管理
（一）采取措施，做好檔案保管工作，盡量延長(zhǎng)檔案的使用壽命。
1、設(shè)置適當(dāng)?shù)臋n案庫(kù)房，購(gòu)置必需的檔案櫥柜、裝具，配置必要的現(xiàn)代化管理設(shè)備。
2、檔案庫(kù)房達(dá)到防盜、防火、防鼠、防霉、防塵、防光、防潮等“八防”要求。
3、定期檢查檔案管理情況，及時(shí)修復(fù)破損檔案。
4、編制檔案存放示意圖。
（二）建立檔案保密制度，維護(hù)檔案的完整和安全。
1、檔案工作人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)《中華人民共和國(guó)保密法》及有關(guān)法規(guī)，嚴(yán)格遵守國(guó)家統(tǒng)一制發(fā)的“保密守則”和本單位有關(guān)保密規(guī)章制度。
2、檔案工作人員必須做到對(duì)涉及黨和國(guó)家以及本系統(tǒng)、本單位的機(jī)密守口如瓶。
3、非檔案人員未經(jīng)許可，不得進(jìn)入檔案庫(kù)房。
4、借閱檔案必須嚴(yán)格執(zhí)行積極密制度，認(rèn)真履行借閱手續(xù)。
5、利用檔案中的密件，必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，在調(diào)閱室內(nèi)閱讀，不準(zhǔn)帶走。
（三）建立檔案工作統(tǒng)計(jì)制度，及時(shí)掌握檔案工作狀況
1、統(tǒng)計(jì)收進(jìn)、移出檔案數(shù)量。
2、統(tǒng)計(jì)檔案用房、設(shè)備數(shù)量。
3、統(tǒng)計(jì)檔案利用和利用效果。
4、統(tǒng)計(jì)檔案編研及其他檔案工作方面的情況。
四、檔案的鑒定與銷毀
（一）建立由分管檔案的領(lǐng)導(dǎo)、主要部門負(fù)責(zé)人員參加的鑒定銷毀領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)學(xué)校檔案鑒定、銷毀。
（二）制定各類檔案保管期限，作為檔案鑒定銷毀的依據(jù)。
（三）銷毀檔案程序
1、對(duì)已到保管期限的檔案，經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的要擬寫銷毀報(bào)告并登記造冊(cè)。
2、會(huì)計(jì)檔案的銷毀，應(yīng)經(jīng)上級(jí)主管部門的批準(zhǔn)。
3、其他檔案銷毀應(yīng)由學(xué)校鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組簽字，兩人以上參加銷毀，密件按規(guī)定要求銷毀。
4、銷毀的文件要造冊(cè)存檔備查。
五、檔案的利用
（一）開發(fā)檔案信息資源，提供利用服務(wù)
1、編寫大事記、各類基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和資料匯編，不定期編印檔案信息簡(jiǎn)報(bào)，擴(kuò)大檔案利用范圍，提高利用效果。
2、調(diào)閱的檔案只限有調(diào)閱室查閱，閱前登記，閱后應(yīng)及時(shí)歸還，歸還時(shí)要進(jìn)行清查、核對(duì)和注銷。
3、調(diào)閱帶密級(jí)或內(nèi)部管理檔案，須經(jīng)校領(lǐng)導(dǎo)同意方可進(jìn)行。
4、調(diào)閱人員摘抄、復(fù)印檔案時(shí)，應(yīng)征得檔案管理人員同意。
5、調(diào)閱人員應(yīng)自覺(jué)維護(hù)檔案的完整、齊全和安全，不得在檔案上涂改、裁剪，不得私自拆散、損壞原件。
6、檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真做好檔案的調(diào)閱、利用、登記工作，掌握利用的效果和利用結(jié)果。